Jetzt geht es aberlos.de – AberLos Shopsoftware

Die Fakturierung ist gerade für Unternehmer, die mit ihrem Onlineshop die ersten Erfahrungen im Onlinehandel sammeln, ein Buch mit sieben Siegeln. Im Prinzip versteht man unter diesem Begriff nichts weiter als die Rechnungsstellung. Dabei gibt es allerdings einige Dinge zu beachten, so müssen Rechnungen beispielsweise stets die Steuernummer des Unternehmens sowie eine laufende Rechnungsnummer ausweisen. Eine Shopsoftware unterstützt den Händler bei der Erstellung korrekter Rechnungen und erleichtert ihm den Überblick über offene Forderungen und eingehende Zahlungen.

Rechnungen mit einer Shopsoftware erstellen

Der große Vorteil einer Shopsoftware besteht darin, dass der Verkäufer nicht jede Rechnung manuell erstellen muss. Stattdessen kann mit wenigen Klicks zu jeder eingegangenen Bestellung eine Rechnung generiert werden, die neben den Pflichtangaben zu Rechnungs- und Steuernummer sämtliche Angaben aus den Daten zur Bestellung übernimmt. Idealerweise lassen sich diese Daten vor der Rechnungserstellung noch einmal in einem Formular überprüfen und gegebenenfalls in der Shopsoftware ändern. Die Rechnungen werden von einer Shopsoftware als PDF-Dokument erstellt, das sich am Computer öffnen lässt und ausgedruckt, beziehungsweise als E-Mail an den Kunden gesendet werden kann. Falls Sie die Rechnung als E-Mail verschicken wollen, sollten Sie darauf achten, dass die Shopsoftware vorgefertigte Texte für verschiedene Anlässe bietet. Das erspart Ihnen viel Arbeit, da Sie nicht mehr für jeden Kunden eine eigene E-Mail schreiben müssen, sondern aus der Liste der Vorlagen den passenden Text auswählen und anpassen können.

Die Verbuchung von Rechnungen mit einer Shopsoftware

Eine Rechnung alleine bringt natürlich noch kein Geld in die Kasse, der Kunde muss sie auch bezahlen. Deshalb können Sie mit einer Shopsoftware sämtliche geschriebenen Rechnungen in einer übersichtlichen Liste anzeigen lassen. Hier erhalten Sie alle Details zum Zahlungsstatus. Geht die Zahlung eines Kunden auf Ihrem Konto ein, können Sie dies hier mit der entsprechenden Rechnung verbuchen. Wenn der Kunde nur teilweise zahlt, können Sie den Betrag mit der Rechnungssumme verrechnen, die Shopsoftware zeigt Ihnen den Status der Rechnung dann auch als teilweise bezahlt an. Auch Gutschriften zu den einzelnen Rechnungen können hier problemlos erstellt werden.

Das manuelle Erfassen von Einnahmen und Ausgaben in einer Shopsoftware

Die Faktura einer Shopsoftware sollte Ihnen die Erfassung sämtlicher Forderungen, Einnahmen und Ausgaben ermöglichen, selbst wenn diese abseits von Bestellungen im Shop anfallen. Hat ein Kunde beispielsweise telefonisch oder per E-Mail einen Artikel erstellt, können Sie diese Bestellung mit einer Shopsoftware manuell erfassen. Auch Rechnungen und Gutschriften können in der Faktura der Shopsoftware erfasst werden. Die Shopsoftware gibt Ihnen auch die Möglichkeit, zu jeder erfassten Position den richtigen Steuersatz festzulegen, was für die korrekte Berechnung der Einnahmenüberschussrechnung wichtig ist. Auch sonstige Einnahmen und Ausgaben, denen keine Rechnungen oder adressbezogene Dokumente zugrunde liegen, sollten sich mit einer Shopsoftware separat erfassen lassen. Damit sorgen Sie für Übersicht bei allen Transaktionen, die beim Betrieb Ihres Shops anfallen, was die Buchhaltung enorm erleichtert.

Die Verwaltung von Mahnungen mit einer Shopsoftware

Für einen Verkäufer gibt es nichts Ärgerlicheres als Kunden, die Ihre Rechnungen nicht bezahlen. Die ständige Kontrolle von Zahlungseingängen und das Verfassen und Verwalten von Mahnungen kosten viel Zeit und Mühe. Eine ausgereifte Shopsoftware kann hier immerhin dafür sorgen, dass Sie stets den Überblick über die schwarzen Schafe behalten und unterstützt Sie bei der Organisation des Mahnwesens. Mit einem solchen System können Sie mit wenigen Klicks Mahnungen für Kunden erstellen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Beispielsweise können Sie alle Kunden mahnen, bei denen bisher noch gar kein Zahlungseingang verbucht wurde, oder die eine Rücklastschrift verursacht haben.

Weitere wichtige Faktura-Funktionen einer Shopsoftware

Zusätzlich sollte eine Shopsoftware auch die getrennte Verwaltung von Abonnementkunden ermöglichen, also die Erstellung von Rechnungen für monatliche oder jährliche Zahlungsintervalle. Auch eine Exportfunktion für die in der Shopsoftware vorgenommenen Buchungen ist praktisch, wenn Sie die Daten in einer anderen Software oder für Ihre Unterlagen benötigen.